Los múltiples beneficios de la firma electrónica para el área de Recursos Humanos

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Durante el segundo cuatrimestre de 2020, e impulsado por la pandemia, el uso de esta solución tecnológica aumentó más de 600% en nuestro país. Actualmente, junto con la gestión documental, es clave para ordenar la información de los colaboradores.

De acuerdo al informe global de Deloitte 2020, un 75% de los encuestados cree que la evolución del área de Recursos Humanos será importante para el éxito de sus empresas. Es por esta razón que hoy las compañías deben acelerar sus procesos de transformación digital y para ello, requieren de la implementación de tecnologías como la firma electrónica, no sólo por sus múltiples ventajas, sino también porque les permite realizar diversos procesos de forma remota, ahorrando en tiempo y costos logísticos.

Al respecto, Matías Ugarte, gerente Comercial de HcmFront, plataforma integral para la gestión de personas, afirma que “con el propósito de impulsar el uso seguro de internet y la digitalización de la sociedad, en 2002 se promulgó en Chile la Ley 19.799 sobre firma electrónica y casi 20 años después, podemos decir que se trató de una solución indispensable que ha permitido agilizar procesos y resguardar operaciones comerciales, tributarias y legales”. “La gestión documental y firma electrónica son claves para ordenar la información de los colaboradores”, asegura.

Según Gartner, consultora experta en tecnologías de la información, durante la pandemia el 88% de las empresas del mundo ha solicitado a sus colaboradores trabajar desde casa, haciéndose aún más necesaria la firma electrónica. “A nivel local, e impulsada por la pandemia, el uso de esta solución aumentó más de 600% durante el segundo cuatrimestre de 2020. Si bien son muchas sus ventajas, tanto para trabajadores como para empresas, Ugarte precisa las tres más relevantes:
 

1.Seguimiento en tiempo real: Se puede revisar el estado de los documentos, informando si los destinatarios recibieron sus archivos o no, si firmaron en todos los lugares indicados o si algún escrito está pendiente; gestión difícil de realizar en formato físico. Además de todo aquello, la solución tecnológica otorga la posibilidad de configurar los campos requeridos para cada documento, recibir notificaciones de vencimiento, enviar avisos automatizados sobre cambios realizados y actualizaciones sobre el estado de éstos.


2.Ahorro de dinero: Al reducir los costos innecesarios, se libera a los equipos de Recursos Humanos de la tediosa tarea de imprimir y escanear documentos, agilizando su flujo de trabajo. De la misma forma, proporciona ahorros económicos tangibles, eliminando gastos en papel, tinta, impresoras y scanners, por ejemplo. Por último, puede reducir significativamente todos los costos asociados a traslados, telefonía y mensajería, además del arriendo de espacios necesarios para guardan documentación, como una oficina o bodega.

3.Trabajar desde cualquier parte del mundo: Actualmente, gran parte de las empresas trabajan de forma remota o a través de un modelo híbrido. Esto se suma a que constantemente los líderes de las organizaciones participan en conferencias y realizan viajes de negocios, por lo cual este instrumento se ha convertido en una gran solución. Permite contactar con sus colaboradores desde cualquier parte del mundo y firmar documentos en forma inmediata.